Contraloría advierte deficiencias en archivo documentario de la red de Salud Camaná-Caravelí

En una inspección realizada el 8 y 9 de marzo se encontró que la documentación que genera la entidad sanitaria no está debidamente archivada y los documentos están en el piso deteriorándose. Además, advierten riesgo eléctrico que podría causar un incendio perdiendo toda la documentación.

La Contraloría General de la República identificó una inadecuada organización de los documentos por parte de la Red de Salud Camaná-Caravelí (RSCC). Además, hay riesgo eléctrico en algunas de sus oficinas. Esta situación no solo provocaría la pérdida y deterioro de los archivos, sino también, pone en riesgo la seguridad del personal de la entidad pública. Según el director de Administración de la RSCC, Tirson Gonzáles Villena, no tienen local de archivo central por tres carencias: infraestructura, espacio y presupuesto.

De acuerdo con el informe de Orientación de Oficio Nº 002-2023, los inspectores de la Contraloría identificaron tres oficinas con organización inadecuada de los archivos. La documentación de Recursos Humanos (RRHH) estaba aglomerada, sin clasificación y apilada ocupando espacios en el suelo y en los alrededores de los escritorios. Entre estos documentos hallaron resoluciones directorales y administrativas, roles de trabajo, documentación recibida y emitida, legajos y otros.

Además, cerca a la oficina de RRHH observaron que las instalaciones eléctricas, especialmente los tomacorrientes, estaban en mal estado. Algunos de estos con cables expuestos y colgando de la pared. Esto podría ocasionar un incendio o un incidente que pone en riesgo el personal de la oficina. También los documentos podrían perderse para siempre.

En la oficina de Economía y Logística, parte de la documentación -que comprende planillas de haberes, pagos, viáticos, órdenes de compra y otros documentos- la situación era la misma.

Sobre el tema, Pancarta.pe se comunicó con el jefe de la Red de Salud Camaná-Caravelí, José Antonio Llamosas. Este alegó que- al ser nuevo en la gestión- no conocía el detalle del caso. Por este motivo, nos trasladó con el director de Administración. Gonzáles Villena detalló que “las razones por las que no hay un archivo central es que no tenemos una adecuada infraestructura, un espacio suficiente y el presupuesto necesario para la creación del local. Sin embargo, la actual gestión nos ha provisto un área para adaptarla como un archivo central”. Además, Gonzáles dijo que planean llevar los documentos de 5 años de antigüedad a más que no se requieren en la oficina a dicho nuevo archivo.

Datos

La norma para la Conservación de Documentos Archivísticos en la Entidad Pública, aprobada con Resolución Jefatural N.° 304-2019-AGN/J menciona la importancia de la creación del local de archivo central y la preservación digital de los documentos de la Red de Salud Camaná-Caravelí.

Un local de archivo central debe contar con las siguientes áreas de: Servicios, Procesos Técnicos Archivísticos (APTA) y Repositorio. Además, se debe asignar personal para la preservación digital evitando la pérdida de archivos.